Politique de confidentialité

Introduction

Nous vous remercions de votre visite sur le site Web du Département de la fonction publique (Département). Conformément à la Loi sur la sécurité et la protection de la vie privée sur Internet, à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection de la vie privée, la politique de confidentialité du Ministère décrit les renseignements recueillis auprès des utilisateurs de notre site et la façon dont ces renseignements sont stockés. Il est fortement recommandé de consulter les politiques de confidentialité de tous les sites Web que vous fréquentez.

Aux fins de la présente politique, les « informations personnelles » désignent toute information concernant une personne physique, par opposition à une personne morale, qui, en raison de son nom, de son numéro, de son symbole, de sa marque ou de tout autre identificateur, peut être utilisée pour identifier cette personne physique. Le Ministère ne recueille des renseignements personnels à votre sujet que lorsque vous fournissez volontairement ces renseignements en envoyant un courriel ou en initiant une transaction en ligne, comme un sondage, une inscription ou un formulaire de commande.

Informations collectées automatiquement lorsque vous visitez notre site Web

Certaines informations sont collectées automatiquement lorsque vous visitez ce site Web. Lorsque vous visitez notre site Web, sachez que les renseignements, y compris les adresses de protocole Internet (IP) et les noms de domaine, sont automatiquement enregistrés afin de fournir un soutien technique pour le site Web et ses systèmes informatiques associés, pour diagnostiquer le rendement du système ou les zones problématiques, et pour détecter les tentatives d’endommager ou d’obtenir un accès non autorisé au site Web et à ses systèmes informatiques associés.

Lorsque vous visitez ce site Web, le Ministère recueille et stocke automatiquement les renseignements suivants sur votre visite :

  • L’adresse IP et le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet – l’adresse IP est un identifiant numérique attribué soit à votre fournisseur d’accès à Internet, soit directement à votre ordinateur, qui peut être utilisé pour diriger le trafic Internet vers vous
  • Le type de navigateur et de système d’exploitation que vous avez utilisé
  • La date et l’heure auxquelles vous avez visité ce site
  • Les pages Web ou les services auxquels vous avez accédé sur ce site
  • L’identifiant universel des ressources (URL) ou l’adresse du site Web que vous avez visité avant de venir sur ce site Web et à partir duquel toute page Web de ce site a été liée
  • Si vous avez téléchargé un formulaire, le formulaire qui a été téléchargé

Aucune des informations qui précèdent ne constitue des informations personnelles.

Les informations énumérées ci-dessus sont collectées pour déterminer quelles informations sont les plus et les moins pertinentes pour nos utilisateurs, et pour améliorer la qualité du matériel disponible sur notre site Web. Des analyses statistiques peuvent être entreprises pour déterminer quelles parties du site Web sont les plus visitées. Ces informations ne sont pas collectées à des fins de marketing commercial. Le Ministère ne vend pas et ne divulgue pas les renseignements recueillis sur son site Web à des fins commerciales ou de marketing.

Cookies

Les cookies sont de simples fichiers texte stockés sur votre navigateur Web qui permettent de distinguer les utilisateurs de ce site Web. L’utilisation de cookies est une pratique courante sur les sites Internet. Le Ministère utilise des « témoins de session » pour personnaliser vos visites sur notre site Web. Les cookies de session peuvent être créés automatiquement sur l’appareil que vous utilisez pour accéder au site Web de cette agence d’État. Ces cookies de session ne contiennent pas d’informations personnelles et ne compromettent pas votre vie privée ou votre sécurité. Les cookies de session peuvent être utilisés pour stocker un identifiant généré de manière aléatoire sur votre appareil informatique, de sorte que vous n’avez pas besoin de saisir à nouveau certaines informations à chaque fois que vous visitez notre site. Un cookie de session est effacé pendant le fonctionnement de votre navigateur ou lorsque votre navigateur est fermé.

Pour accéder à certains services disponibles sur notre site, vous aurez besoin d’identifiants de connexion. Le processus de connexion garantit l’identité des utilisateurs individuels qui font des affaires sur notre site. Le Ministère utilise des témoins pour faire le suivi des connexions réussies, de la durée des visites sur le site Web et des demandes actives d’information sur notre site. Bien que les identifiants de connexion identifient de manière unique les utilisateurs, ils ne contiennent aucune information qui serait considérée comme personnelle ou utile en dehors du contexte de l’activité du site Web.

Vous pouvez souhaiter afficher ou supprimer les cookies stockés dans votre navigateur ou contrôler les sites dont vous acceptez les cookies. Veuillez noter que la suppression des cookies limitera la disponibilité de certaines fonctionnalités sur notre site Web. Par exemple, vous ne pourrez pas postuler aux examens de la fonction publique sans activer les cookies.

Renseignements recueillis lorsque vous envoyez un courriel à ce site Web ou effectuez une transaction en ligne par l’intermédiaire de ce site Web

Au cours de votre visite sur ce site Web, vous pouvez envoyer un courriel au Ministère. Votre adresse e-mail et le contenu de votre message seront collectés. Les informations collectées ne se limitent pas au texte et peuvent inclure des informations audio, vidéo et/ou graphiques incluses dans le message. Votre adresse e-mail et le contenu de votre message seront utilisés pour :

  • Vous répondre
  • Résoudre les problèmes que vous avez identifiés
  • Améliorer ce site web
  • Transférez votre message à un autre organisme d’État pour qu’il prenne les mesures appropriées.

Votre adresse électronique n’est pas recueillie à des fins commerciales et le Ministère n’est pas autorisé à vendre ou à divulguer votre adresse électronique à des fins commerciales.

Au cours de votre visite sur ce site Web, vous pouvez effectuer une transaction telle qu’un sondage, une inscription ou un formulaire de commande. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, que vous avez fournis volontairement pour effectuer la transaction sont utilisés par le Ministère pour exécuter des programmes, qui comprennent la fourniture de biens, de services et de renseignements. Les renseignements recueillis par le Ministère peuvent être divulgués à des fins qui peuvent raisonnablement être déterminées d’après la nature et les modalités de l’opération dans le cadre de laquelle les renseignements ont été présentés.

Pour utiliser certaines parties de notre site, vous devrez vous connecter. Pour obtenir des identifiants de connexion, vous devrez fournir certaines informations. Vous n’êtes jamais obligé de partager des informations personnelles avec nous ; Toutefois, pour utiliser certaines parties de notre site et effectuer certaines transactions, il se peut que l’on vous demande de fournir ces informations.

Le Ministère fait appel à des sociétés de traitement de cartes de crédit pour facturer les services d’examen aux utilisateurs. Le Ministère ne stocke pas les renseignements personnels sur les cartes de crédit sur son site Web. Les renseignements personnels, y compris les numéros de carte de crédit, sont partagés avec ces entités pour effectuer les transactions. Il est interdit à ces entités d’utiliser ces informations à d’autres fins.

Le Ministère mène régulièrement des sondages pour améliorer ses programmes et ses services. Sauf indication contraire, les réponses aux sondages sont anonymes et nous sont envoyées sans aucune information permettant d’identifier.

Le Ministère ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants et ne crée pas de profils d’enfants par l’intermédiaire de ce site Web. Les utilisateurs sont toutefois avertis que la collecte d’informations personnelles soumises dans un e-mail sera traitée comme si elle avait été soumise par un adulte et peut, à moins d’être exemptée de l’accès par la loi fédérale ou étatique, être soumise à un accès public. Le Ministère encourage fortement les parents et les enseignants à participer aux activités des enfants sur Internet et à fournir des conseils chaque fois que les enfants sont invités à fournir des renseignements personnels en ligne.

Information et choix

Comme il est indiqué ci-dessus, le Ministère ne recueille aucun renseignement personnel. Ces informations sont fournies volontairement. Vous pouvez choisir de ne pas nous envoyer d’e-mail, de répondre à un sondage ou de remplir un formulaire en ligne. Bien que votre choix de ne pas participer à ces activités puisse limiter votre capacité à recevoir des services ou des produits spécifiques par l’intermédiaire de ce site Web, cela n’aura pas d’impact sur votre capacité à profiter d’autres fonctionnalités de notre site Web.

Divulgation des renseignements recueillis par l’intermédiaire de ce site Web

La collecte d’informations par le biais de ce site Web et la divulgation de ces informations sont soumises aux dispositions de la loi sur la sécurité et la confidentialité sur Internet. Le Ministère ne recueillera des renseignements personnels par l’intermédiaire de ce site Web ou ne divulguera des renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ce site Web que si l’utilisateur a consenti à la collecte ou à la divulgation de ces renseignements personnels. La divulgation volontaire de renseignements personnels au Ministère par l’utilisateur constitue un consentement à la collecte et à la divulgation des renseignements par le Ministère, dans la mesure où il était raisonnablement possible de déterminer d’après la nature et les modalités de la divulgation.

Toutefois, le Ministère peut recueillir ou communiquer des renseignements personnels sans consentement si la collecte ou la communication est :

  • Nécessaire pour remplir les fonctions statutaires du département, ou nécessaire pour que le département gère un programme autorisé par la loi, ou autorisé par une loi ou une réglementation étatique ou fédérale
  • Pris en vertu d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une loi
  • Pour valider l’identité de l’utilisateur
  • Renseignements à utiliser uniquement à des fins statistiques qui se présentent sous une forme qui ne peut pas être utilisée pour identifier une personne

De plus, la divulgation d’informations, y compris des informations personnelles, collectées par le biais de ce site Web est soumise aux dispositions de la loi sur l’accès à l’information et de la loi sur la protection de la vie privée.

Le Ministère peut divulguer des renseignements personnels aux autorités fédérales ou étatiques chargées de l’application de la loi afin de faire valoir ses droits contre l’accès non autorisé ou la tentative d’accès non autorisé à ses actifs de technologie de l’information.

Conservation des renseignements recueillis par l’intermédiaire de ce site Web

Les renseignements recueillis par l’intermédiaire de ce site Web sont conservés par le Ministère conformément aux exigences de conservation et d’élimination des documents de la Loi sur les arts New York State et les affaires culturelles. Des informations sur les exigences de la loi sur les arts et les affaires culturelles sont disponibles à l’adresse suivante : http://www.archives.nysed.gov/records/mr_laws_acal5705.shtml.

En général, les registres des services Internet du Ministère, y compris les fichiers électroniques ou les journaux automatisés créés pour surveiller l’accès et l’utilisation des services de l’agence fournis par l’intermédiaire de ce site Web, sont conservés par notre société d’hébergement pendant un mois civil, puis détruits. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, que vous soumettez dans un courriel ou lorsque vous effectuez une transaction en ligne, comme un sondage, un formulaire d’inscription ou un formulaire de commande, sont conservés conformément au calendrier de conservation et d’élimination des dossiers établi pour les dossiers de l’unité de programme à laquelle vous avez soumis les renseignements. Des renseignements concernant ces documents, la conservation et les calendriers d’élimination peuvent être obtenus auprès de la personne-ressource de la politique de confidentialité sur Internet indiquée dans la présente politique.

Accès et correction des renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ce site Web

Tout utilisateur peut présenter une demande à l’agent de conformité en matière de protection de la vie privée du Ministère afin de déterminer si des renseignements personnels le concernant ont été recueillis par l’intermédiaire de ce site Web. Toute demande de ce type doit être faite, par écrit, et doit être accompagnée d’une preuve raisonnable de l’identité de l’utilisateur. Une preuve d’identité raisonnable peut inclure la vérification d’une signature, l’inclusion d’un identifiant généralement connu uniquement de l’utilisateur, ou une identification appropriée similaire. L’adresse du responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée est la suivante :

Public Information Office
NYS Department of Civil Service
Albany, NY 12239

Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception d’une demande en bonne et due forme, l’agent de conformité doit : donner accès aux renseignements personnels ; refuser l’accès par écrit, en expliquant les raisons ; ou accuser réception de la demande par écrit, en indiquant la date approximative à laquelle la demande sera accordée ou refusée, laquelle date ne doit pas être supérieure à trente (30) jours à compter de la date de l’accusé de réception.

Si le Ministère a recueilli des renseignements personnels concernant un utilisateur par l’intermédiaire de son site Web et que ces renseignements doivent être fournis à l’utilisateur conformément à la demande de l’utilisateur, l’agent de conformité en matière de protection de la vie privée doit informer l’utilisateur de son droit de demander que les renseignements personnels soient modifiés ou corrigés conformément aux procédures énoncées à l’article 95 de la Loi sur les fonctionnaires publics.

Confidentialité et intégrité des renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ce site Web

Le Ministère s’engage fermement à protéger les renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ce site Web contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés. Par conséquent, le Ministère limite l’accès des employés aux renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire de ce site Web aux seuls employés qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions officielles. Les employés qui ont accès à ces renseignements suivent les procédures appropriées concernant la divulgation des renseignements personnels.

De plus, le Ministère, par l’intermédiaire du NYS Office for Information Technology Services, a mis en œuvre des procédures pour protéger l’intégrité de ses actifs de technologie de l’information, y compris, mais sans s’y limiter, l’authentification, la surveillance, l’audit et le cryptage. Ces procédures de sécurité ont été intégrées à la conception, à la mise en œuvre et aux opérations quotidiennes de ce site Web dans le cadre d’un engagement continu envers la sécurité du contenu électronique et la transmission électronique de l’information.

À des fins de sécurité du site Web et de maintien de la disponibilité du site Web pour tous les utilisateurs, le Ministère utilise un logiciel pour surveiller le trafic afin de détecter les tentatives non autorisées de télécharger ou de modifier des renseignements ou d’endommager autrement ce site Web.

Démenti

Les informations fournies dans cette politique de confidentialité ne doivent pas être interprétées comme des conseils commerciaux, juridiques ou autres, ou garantir comme infaillible la sécurité des informations fournies par le biais de ce site Web.

Coordonnées

Pour toute question concernant notre politique de confidentialité sur Internet, veuillez contacter : pio@cs.ny.gov.